Выравнивание деятельности организации в соответствии со стратегией бизнеса

Выравнивание бизнеса организации относительно стратегии бизнеса означает достижение стратегических целей бизнеса путем оценки и управления деятельностью организации. Для решения этой задачи Корпоративная система управления портфелями, программами и проектами "ЛИДЕР" обеспечивает:

возможность анализировать затраты, капитал, выгоды и получать полный анализ по возврату инвестиций;
поддержку динамических интерактивных карт инвестиций в виде пузырьковых диаграмм, которые показывают картину в реальном времени и позволяют получить полную детализацию картины бизнеса организации;
наличие полностью интегрированных стратегических показателей проекта/портфеля для анализа проектов по отношению к стратегии бизнеса или оценке качества инициативы;
аналитическую панель, которая отображает показатели, собранные с помощью различных инструментальных средств.

Анализ деятельности организации

Корпоративная система управления портфелями, программами и проектами "ЛИДЕР" использует мощные инструменты, которые позволяют достичь понимания бизнеса организации всеми участниками в соответствии с их ролями.

Панель управления предназначена для получения картины бизнеса организации в различных перспективах. Решение предоставляет лучшие современные аналитические инструментальные средства - графический портал, карты инвестиций, OLAP центры, жесткие (более 100 видов!) и гибкие формы отчетности в реальном времени для оперативного принятия правильных решений и эффективного управления портфелями и руководства бизнес-процессами организации.

Портал управления работой и активами

Графический портал - это конфигурируемый и настраиваемый в соответствии с ролью и требованиями пользователя вид, который показывает информацию о характеристиках проекта в портлетах графического формата. Портлеты представляют собой видимые активные компоненты, которые пользователи видят на страницах портала. На рисунке показан вид портала управления работой и активами. Он включает 5 способов отображения совокупной информации о проектах и предложениях пользователей в следующих видах:

OLAP центры:обеспечивают возможность динамически объединять и помещать информацию в диаграммы для обеспечения графического изображения, сформированного при сортировке и фильтрации данных центра.
Карты инвестиций: обеспечивают возможность динамически задавать пороговые значения и параметры настройки, которые применяются к совокупной информации по проектам/портфелям и показывают в графическом виде методологию управления портфелем или проектом.
Карты стратегических показателей: обеспечивает графический вид сбалансированных стратегических показателей, которые используются, чтобы визуализировать субъективную и объективную информацию управления проектом и для проектов и для предложений.
Отчеты: обеспечивают просмотр, сохранение и печать совокупной информации по проектам/предложениям.
Анализ “Что если?”: позволяют исполнителям осознанно выбирать портфель проектов и изменять приоритеты каждого проекта и даты начала остающихся назначений для оценки воздействия на полные календарные планы, затраты и использование трудовых ресурсов.

Стратегические показатели для оценки бизнеса организации

Методология сбалансированных стратегических показателей (BSC) позволяет перевести стратегию на уровень операциональной деятельности компании. Она является техникой анализа разработанной для перевода миссии организации и общей стратегии бизнеса в специфические, измеримые цели и проверки деятельности организации с точки зрения достижения этих целей.

Карты стратегических показателей могут быть созданы для проектов, элементов содержания, ресурсов и активов.

Стратегические показатели могут использоваться для оценки предложенной инициативы для бизнеса организации, риска, оценки здоровья текущих инициатив из субъективной перспективы риска; проведения аудита качества управления портфеля/проектов; выполнения оценки «Что если?» сценария управления портфелем; оценки работы ресурса в проекте или инициативе.

Стратегические показатели являются информацией, которая может использоваться, для сравнения проектов и предложений.

Измерение и контроль деятельности организации

Чтобы эффективно управлять организацией, необходимо определить метрики и индикаторные показатели ее деятельности. Это позволит обеспечить своевременный контроль и точность действий.

Для измерения и контроля деятельности организации используется широкий спектр показателей – сбалансированные стратегические показатели, отслеживание по времени, финансам, затратам, использованию ресурсов, показатели освоенного объема, отчеты, OLAP Центры, карты инвестиций.

Сбалансированные стратегические показатели (BSC) используются для измерения достижения стратегических целей организации.

Измерение и контроль с использованием стратегических показателей

Сбалансированные стратегические показатели - это инструмент управления, который при развитии бизнеса обеспечивает визуальную картину реализации целей проекта/портфеля в соответствии с реализуемой стратегией. Применение сбалансированных стратегических показателей для управления обеспечивает идентификацию и мониторинг всех элементов, которые влияют на достижение целей бизнеса. Интегрированные в корпоративную систему управления портфелями, программами и проектами "ЛИДЕР" полнофункциональные стратегические показатели могут быть применены к проектам, предложениям, элементам содержания, ресурсам и активам. Это позволяет конфигурировать опросные листы проекта, которые предусматривают сбор данных о субъективной коммерческой информации с желаемой степенью детализации.

Показатели освоенного объема

Освоенный объем (ОО)– это физически выполненные работы и утвержденный бюджет на эти работы.

Отчет по освоенному объему является наиболее предпочтительным методом для отражения хода выполнения проекта [5]. Его преимущество заключается в том, что на одном листе бумаги можно показать состояние значимого критерия выполнения проекта. В отчете по освоенному объему можно увидеть, как распределяются по времени планируемые расходы проекта, а также реальные затраты денежных средств и объемы фактически выполненных работ. На основе данных этого отчета могут быть подсчитаны величины отклонений по затратам и срокам.

В корпоративной системе управления портфелями, программами и проектами "ЛИДЕР" используются три основных показателя:

плановая стоимость запланированных работ (ПСЗР) или планируемый объем (ПО),
плановая стоимость выполненных работ (ПСВР) или фактическая стоимость (ФС)
фактическая стоимость выполненных работ (ФСВР) или освоенный объем (OO).

Краткая характеристика этих показателей приведена ниже:

ПСЗР является суммой плановых бюджетных стоимостей работ проекта, которые должны быть выполнены в рассматриваемый период времени, то есть план проекта, представленный в виде сумм бюджета, привязанных к моментам времени, когда было запланировано эти суммы потратить.

ФСВР - фактическая стоимость выполненных работ. Как и в случае с ПСЗР, PMI также дал этому показателю новое название – фактическая стоимость, или сокращенно ФС. При расчете этого показателя объединяются не планируемые, а реальные затраты проекта, произведенные за рассматриваемый период времени. По окончании каждого отчетного периода, общий объем затрат проекта за этот период добавляется к общему объему затрат за предыдущие отчетные периоды.

ПСВР (плановая стоимость выполненных работ). Его еще иногда называют освоенный объем (ОО). Этот показатель дал название и методу освоенного объема, и отчету по освоенному объему. ПСВР - это объединение плановых стоимостей фактически выполненных за отчетный период работ.

В отчете по освоенному объему приводятся все три показателя.

Отслеживание проекта производиться в различных формах. Для получения самой полной и точной информации о состоянии проектов, члены команды обеспечиваются информацией о состоянии проекта по времени и затратам.

Во время выполнения проекта, члены команды регулярно сообщают о нагрузке и времени, которое они израсходовали, а также о работе, которую они выполнили за интервал времени между сообщениями (обычно за каждую неделю). Менеджеры проекта используют эту информацию для контроля развития ситуации, для определения потенциальных проблем и анализа отчетов о состоянии проекта. Ввод показателя времени также позволяет объединить трудовые затраты проекта, если сотрудники назначаются с почасовыми ставками заработной платы. Учет рабочего времени в решении используется для отслеживания сроков выполнения задач проекта. Он используется также для сообщений о завершенных работах или об оставшейся нагрузке, в зависимости от характера проекта. Менеджеры проекта и менеджеры ресурсов используют листы учета рабочего времени для контроля и согласования рабочего времени, представленного всеми членами команды проекта и рассматривают сдвиги сроков работ проекта для каждого из членов команды.

Контроль сроков позволяет менеджерам проекта и исполнителям не только отслеживать процент до завершения работы, но и процент ее фактического выполнения для того, чтобы определять даты затрат, необходимые для метрик освоенного объема.

Метрики освоенного объема вычисляются на уровне назначений ресурсов. Когда создан базовый план проекта, каждое назначение проводится по базовому плану индивидуально, а информация еженедельно сохраняется.

Затем эта информация собирается для каждой задачи, поставки и проекта в целом. Этот подход обеспечивает большую гибкость, в которой выполнение освоенного объема может быть не только отслежено и показано для задач и проектов, но так же и для индивидуальных ресурсов и пула ресурсов.

Составление отчета об отдельно взятом состоянии проекта - самый эффективный метод представления текущей информации о проекте. Такой отчет помогает менеджеру управлять событиями в проекте и его содержанием.

Менеджеры и исполнители обеспечиваются, с различными степенями детализации, оперативной информацией о метриках выполнения проекта.

Учет рабочего времени может также быть cконфигурирован, чтобы фиксировать метрики освоенного объема.

Поскольку назначенные на задачи сотрудники организации указывают учетную информацию о затраченном времени, они могут также получить информацию о степени выполнения работ по задаче в процентах.

Часто вычисление освоенного объема основано на проценте затраченного на задачу времени. В решении показывается плановая стоимость запланированных работ (ПСЗР), отклонение по стоимости (ОСТ), бюджет по завершении (БПЗ), фактическая стоимость запланированных работ (ФСВР), прогноз по завершении (ППЗ), VAC, плановая стоимость запланированных работ (ПСЗР), отклонение по срокам (ОСР), индекс выполнения стоимости (ИВСТ), индекс выполнения сроков (ИВСР) и критическое отношение (Critical Ratio).

Информация, зафиксированная исполнителями проекта, немедленно агрегируется и отображается в различные необходимые виды, обеспечивая возможность руководителям и менеджерам проектов получать в реальном масштабе времени всю необходимую информацию и принимать правильные решения.