Управление коммуникациями

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку взаимодействия между сотрудниками организации в соответствии с их ролями и бизнес-процессами организации, управление, контроль и автоматическое отслеживание управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей организации. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями.

Единая среда взаимодействия сотрудников

Традиционно процессы управления коммуникациями в организации ведутся в бумажной форме, путем проведения собраний и ведения телефонных переговоров. Это уменьшает эффективность и объем реально выполняемой работы, требует выполнения громоздких процессов, уменьшает ответственность исполнителей и увеличивает стоимость работ.

IBM Rational Portfolio Manager использует интегрированный инструмент для совместной работы – workflow и позволяет управлять, контролировать и автоматически отслеживать все потоки работ организации. Процессы проектов автоматически конфигурируются и могут автоматически запускать потоки работ, используя задействованные в организации знания, которые производятся в течение всего жизненного цикла проекта.

Коммуникации в решении относятся к структурируемым отслеживаемым процессам работ от запроса до закрытия. Возможности коммуникаций позволяют руководителям и членам команды проекта иметь оперативный доступ ко всей информации проекта для любого элемента, на который имеется ссылка. Информация по проектам включает все графики проектов, бюджеты, документы, стратегические показатели, поставки, задачи, проблемы, изменения и риски.

В процессе реализации системы аналитики процессов могут сконфигурировать все процессы и моделировать новые, создавая более широкие возможности для средств автоматизации.

Аналитики могут также использовать желаемые потоки циклов workflow, переключатели, типичные фазы обзоров и одобрений, которые соответствуют требованиям организации. Они могут конфигурировать множество потоков результатов для каждого цикла с большим количеством

альтернативных вариантов развития событий. Каждый процесс может сопровождаться перечнем контрольных действий, необходимых для перехода к следующему циклу. Для приведения в исполнение процессов, основанных на ролях, каждый цикл может также включать список предложенных участников проекта, которые участвуют в каждом определенном шаге.

В течение жизненного цикла проекта, везде, где предписаны процессы workflow, инициатор просто выбирает элемент проекта, соответствующие процессы workflow, участников, на основе предложенных типов и вводит тему и текстовое сообщение. Инициатором может быть лицо или организация, которые имеют возможность и полномочия в соответствии с его ролью для выбора этого элемента. В этой точке начинается процесс workflow. Участники процесса в соответствии с ролью получают первый шаг или цикл запроса процессов в виде коммуникации. Элементы рассматриваются в области предварительного просмотра, которая также содержит ссылки на элементы проекта, который формируются источником запроса при совместной работе.

Участник процесса workflow может просматривать и обновлять любой приобщенный элемент работ проекта, связанный с процессами. Проекты, поставки, пакеты работ, итоговые задачи, задачи, запросы изменений, проблемы и документы могут быть доступны и изменены, чтобы удовлетворить запрос инициатора.

Участник процесса workflow выполняет задачи, связанные с запросом и обновляет систему. Инициатор отслеживает статус работ. При завершении цикла, инициатор может выбрать переход к следующему циклу. При выборе продолжения цикла, инициатор запрашивает выбор результата, основанного на оценке предыдущего шага. На основе решения будет предложен следующий сконфигурированный шаг процесса и соответствующие шагу участники. IBM Rational Portfolio Manager обеспечивает пошаговые интуитивно-понятные и четкие инструкции, как инструмент совместной работы для исполнителей процессов проекта. Чтобы гарантировать непрерывную информационную поддержку среды, преемники имеют доступ к истории всех ранее выполненных шагов.

Все запросы workflow и связанные с ними результаты регистрируются и сохраняются в хранилище созданного элемента проекта. Это гарантирует полное отслеживание процессов, позволяя провести их обзор и аудит.

Уведомления

Для лучшего понимания введем необходимые определения. Событием мы будем называть любую ситуацию, которая требует обращения к расписанию проекта или изменения. Термин состояние используется в IBM Rational Portfolio Manager для описания текущего состояния элемента проекта. Триггерами мы будем называть индикаторы события риска, которое уже произошло или должно произойти. Триггеры могут быть обнаружены на стадии идентификации рисков и должны отслеживаться в ходе процесса мониторинга и управления рисками.

Для своевременного обеспечения руководителей и участников проекта информацией о событиях и изменениях в IBM Rational Portfolio Manager используются конфигурируемые состояния и триггеры.

Настройка различных уведомлений и предупреждений

Это гарантирует возможность получения выбранными исполнителями проекта уведомлений по электронной почте при наступлении определенных событий жизненного цикла проекта. ОМЕМ использует модель, которая базируется на ролях в проекте, для конфигурирования событий, триггеров и пороговых значений.

Некоторые из многих конфигурируемых событий включают: отклонения по затратам, изменения расписания, новые проектные зависимости, межпроектные зависимости, изменения качества, содержания, завершение задачи и т.д. При превышении установленного порогового значения, выбранные исполнители проекта, немедленно получают уведомления по электронной почте.