Управление контентом организации, документооборот

IBM Rational Portfolio Manager обеспечивает управление контентом организации, т.е. всей ее корпоративной информацией. При этом реализуются основные функции управления контентом по всем категориям:

Создание — предоставление ответственным лицам удобных и привычных средств создания контента.
Управление — весь контент располагается в едином хранилище. Это позволяет следить за версиями документов, контролировать, кто и когда их изменял, убеждаться, что каждый пользователь может изменить только тот раздел, за который он отвечает. При этом поддерживается контроль за процессом согласования и одобрения документов. Короче говоря, управление контентом включает в себя хранение, отслеживание версий, контроль за доступом и управление потоком документов.
Представление — дополнительные функции, позволяющие улучшить форму представления данных; например, можно строить навигацию по структуре хранилища.

Единое хранилище организации

Все документы организации размещаются в едином информационном пространстве – хранилище.

Права доступа к хранилищу обеспечивается следующими возможностями:

контроль и настройка прав доступа к каждому документу/папке (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа) обеспечивает защиту от несанкционированного доступа;
протоколирование всех действий пользователей позволяет быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над ним, как просмотр, изменение, экспорт копии документа и пр.

Документы в хранилище не являются статичным объектом. Они могут передаваться для обработки другим пользователям, над ними выполняются операции, которые могут менять их состояние или значения их свойств, удалять документы и создавать новые. У документа есть определенный жизненный цикл. IBM Rational Portfolio Manager поддерживает жизненный цикл документа, который включает в себя следующие фазы:

cоздание/ввод;
модификация;
утверждение;
опубликование;
повторное использование;
устаревание и передача в архив.

При одновременной работе большого количества пользователей в едином хранилище возникает проблема одновременного редактирования одного документа двумя или более пользователями. Для решения этой проблемы в IBM Rational Portfolio Manager предусмотрен специальный механизм, предотвращающий возникновение данной ситуации (редактировать документ может только один пользователь, остальные в это время могут его только просматривать).

Существует возможность получения уведомлений об освобождении документа, если при попытке открытия он уже был заблокирован другим пользователем, что позволяет быстро вернуться к документу сразу после того, как другой пользователь освободит его.

IBM Rational Portfolio Manager позволяет также работать с отдельными документами в автономном режиме (например, забрать файл домой, поработать, потом возвратить). Для этого есть возможность экспорта документа из системы и импорта в систему, а также блокировки экспортированного документа до тех пор, пока не произведен его возврат в систему. Таким образом, IBM Rational Portfolio Manager поддерживает полный жизненный цикл работы с документами, обеспечивая повышение эффективности работы организации за счет:

быстрого поиска необходимой информации;
соблюдения режима конфиденциальности доступа к документам;
поддержки актуальности состояния документов;
предотвращения потери документов;
сокращения расходов на бумагу;
накопления корпоративных знаний и т.д.

Документооборот

IBM Rational Portfolio Manager обеспечивает полнофункциональное управление контентом организации. В рамках функционирования организации ее сотрудники являются одновременно потребителями и производителями многих типов элементов данных. Решение обеспечивает управление жизненным циклом документов для отслеживания элементов данных с момента создания документа, его обзора и утверждения до его закрытия и публикации.

IBM Rational Portfolio Manager также обеспечивает управление версиями и отслеживает хронологию изменений документов, а также создает файлы резервных копий.

Привязка документов ко всем ключевым элементам решения обеспечивается за счет:

хранения документов различных форматов;
контроля версий;
управления блокировками;
регламентов согласований, утверждений;
атрибутов документов;
фиксации жизненного цикла документов;
использования правил безопасности по документам.

Полнофункциональное управление контентом организации

Полнофункциональное управление контентом организации достигается путем использования:

шаблонов документов;
workflow;
фильтров по документам;
ссылок на документы;
структуры взаимосвязи документов;
корзины удаленных документов.

Поддержка полного жизненного цикла документов организации осуществляется через механизм workflow.

Возможности управления любыми документами, присоединенными к любому элементу проекта, осуществляются благодаря:

автоматической блокировке документа при его редактировании;
автоматической поддержки версионности документов;
настройке количества хранимых версий документов;
поддержке реквизитов-атрибутов документов;
гибким фильтрам по атрибутам документов;
документы при редактировании открываются приложениями, в которых они были созданы.

Решение обеспечивает возможность управления различным типом контента – документами, графическими изображениями, видео- и аудио-файлами и др. Полный контроль над действиями пользователя осуществляется в соответствии с правами доступа, определяемыми полномочиями и политикой безопасности организации.

IBM Rational Portfolio Manager обеспечивает возможность перемещения документов как в пределах проекта или предложения, так и между проектами или предложениями.