Управление трудовыми ресурсами

Решение основано на использовании лучших мировых практик, предназначено для полнофункционального и надежного управления ресурсами и предоставляет руководителям возможность получения полной картины использования сотрудников организации. Управление ресурсами предусматривает решение следующих задач:

• распределение и подбор сотрудников;
• поддержка планирования и выравнивания непроектной работы;
• поддержка модели контура поиска и назначения обеспечивает возможность поиска необходимых сотрудников по различным контурам.

Пакеты работ сотрудников рассматривают в соответствии с контуром.

Благодаря мощным возможностям поиска сотрудников организации обеспечивается возможность проанализировать характеристики и определить доступность сотрудников на основе обработки данных из централизованного хранилища. В IBM Rational Portfolio Manager обеспечивается возможность получить лучшие и худшие сценарии для каждого сотрудника организации, в соответствии с критериями поиска. Руководители могут осуществлять планирование с гарантией того, что они выбирают сотрудников в полном соответствии с инициативами. Решение позволяет руководителям проектов, менеджерам ресурсов и руководителям видеть загрузку и эффективность использования сотрудников, осознать требования будущих инициатив организации. Понимая спрос и предложение сотрудников для реализации своей деятельности, организация способна более эффективно их использовать. IBM Rational Portfolio Manager позволяет руководителям принимать меры для наилучшего использования существующих сотрудников организации, определить степень их дефицита или избыточности.

Оптимальные варианты поиска сотрудников

Каждый сотрудник характеризуется атрибутами, которые определяются на основе единого стандарта организации. К ним относятся компетенции, навыки, профессиональный уровень и почасовая стоимость (регулярная и специальная в организации и во внешних проектах). IBM Rational Portfolio Manager позволяет любой организации управлять компетенциями и навыками ресурсов и обеспечивать менеджерам возможность легко сопоставлять атрибуты сотрудников с требованиями работ.

Решение использует справочник компетенций и навыков для обеспечения планирования проектов, основанных на необходимых профилях ресурсов, а так же формирует критерии поиска, включающие информацию об организации и географическом расположении сотрудников, для формирования территориально рассредоточенных команд проектов. Профили сотрудников могут использоваться для планирования проектов, а так же помогают организации определить возможность использования и потребности в сотрудниках в будущем.

IBM Rational Portfolio Manager позволяет получить полную картину критических параметров ресурсов и сэкономить за счет полученных знаний:

• о размере общего внутреннего и внешнего пула сотрудников подразделений организации, спроса и предложения сотрудников;
• смогут оперативно найти сотрудника, обладающего необходимыми знаниями и навыками и выбрать сотрудников для реализации новой инициативы;
• назначить наиболее опытных и квалифицированных сотрудников на наиболее важные стратегические инициативы;
• определить доступность данного сотрудника для установленного периода времени;
• выяснить, как конкретные сотрудники выполняют работы в определенном проекте, программе или в области бизнеса;
• узнать, насколько эффективно используется сотрудник, его загруженность и выгоды использования.

Члены команды проектов имеют полный доступ к информации о своих навыках, компетенциях, занятости, истории участия в предшествующей деятельности организации, и другие необходимые данные для того, чтобы обеспечить руководителям возможность в режиме реального времени точно моделировать распределение нагрузки по работам.

Решение позволяет выбрать предпочтительные компетенции и навыки сотрудников, которые лучше выравниваются относительно стратегических целей организации. Эта информация может использоваться для гарантированного выбора персонала в проекты и их выравнивания. После изменения записи сотрудников система может быть настроена на создание предупреждений о необходимости обзора и согласования изменений.

Руководители получают полную и точную картину для управления сотрудниками организации и могут планировать инициативы с учетом всех ресурсных ограничений организации и приоритетов портфелей.

Для определения работ в IBM Rational Portfolio Manager используется понятие СДР – структуры декомпозиции работ. СДР представляет собой группировку элементов проекта, организованных в иерархической древовидной структуре. СДР определяет полное содержание проекта на самом высоком уровне дерева, и каждый убывающий уровень обеспечивает все более и более детализированное определение каждого элемента.

Начиная с интуитивно понятной и гибкой СДР, менеджеры могут переносить с помощью мыши знакомые элементы (такие как проекты, поставки, задачи, вехи и плановые инициативы) которые отражают реальные возможности сотрудников и длительность назначения.

Каждый поиск назначения требует запроса информации из хранилища, уточняет лучшие навыки и доступность для каждой работы. Участник или «профиль» могут быть назначены на текущие работы, в соответствие в потребностями в ресурсах. После одобрения инициатив, они могу быть реализованы.

После создания плана, менеджеры ресурсов и функциональные руководители могут сформулировать требования к сотрудникам, получить полную картину их загруженности в функциональной перспективе. Руководители могут видеть приоритеты организации по каждой инициативе и требования привлечения сотрудников для каждого проекта.

Руководители могут быстро определить уникальные требования, предложения, соответствие назначений, данные по временным периодам доступности для выбираемых сотрудников организации.

Механизм поиска сотрудников устанавливает новые стандарты выполнения, дающие возможность менеджеру искать сотрудников по территориальному расположению, организационной структуре работ, пулам, компетентностям, навыкам, профессиональному уровню и их доступности. Он может быть расширен, чтобы помочь в оптимизации использования сотрудников, выравнивая критические трудовые ресурсы со стратегическими инициативами, и гарантируя полную загруженность сотрудников.

В любое время, менеджеры и руководители могут также обратиться к панели управления портфеля, чтобы далее проанализировать все метрики каждой инициативы по созданию предложений поставки и решений.

Персональная карточка сотрудника

Персональные календари сотрудников объединяются с одну центральную базу, и все члены группы поддерживают знания, навыки и опыт, на основании которых они назначаются в проекты. Организации могут теперь соответствовать быстро развивающимся технологиям бизнеса.

При создании или добавлении сотрудников в IBM Rational Portfolio Manager создается персональная запись сотрудника. Эта запись может включать столько информации, сколько необходимо для идентификации сотрудника и его назначений на проекты. Минимально необходимая информация для учета сотрудника на проекты следующая:

1. имя сотрудника;
2. пароль;
3. календарь ресурса;

Этой информации недостаточно для гарантии того, что лучшие сотрудники будут назначены на самые важные инициативы, для планирования и отслеживания проекта.

Персональная карточка сотрудника содержит поля ввода и портлеты, которые описывают компетенцию сотрудников, их навыки, стоимость ресурсов, биографические данные, возможности командировок и другую информацию, которая гарантирует, что сотрудники будут назначены на работы максимально эффективно.

Пример персональной карточки сотрудника приведен ниже.

Пример персональной карточки сотрудника

Таким образом, при выборе ресурсов для осуществления определенной деятельности, менеджер определяет не только пригодность, но и компетенции, навыки и историю участия в проектах требуемых сотрудников.

Спрос и предложение на сотрудников

Подбор и назначение сотрудников в штат проекта обычно составляет значительную часть затрат в оценке стоимости предложения/проекта.

IBM Rational Portfolio Manager предусматривает все варианты стандартных процессов планирования сотрудников:

• СДР: рассматривается, как первопричина для планирования назначения сотрудников. Понимание элементов проекта, которым требуются сотрудники, и характера выполняемых работ является основным фактором в планировании ресурсов для проекта;
• содержание: определяется целями проекта, которые необходимо рассмотреть на стадии планирования назначения сотрудников;
• описание сотрудников: является основным вопросом. Понимание не только пригодности, но и компетенции, навыков и истории участия в проектах ресурсов необходимых типов;
• история: обеспечивает возможность глубже и полнее понимать типы сотрудников, используемых в подобных инициативах в прошлом.

IBM Rational Portfolio Manager предоставляет уникальные возможности для планирования использования сотрудников в проектах. Обеспечивается эффективное планирование сотрудников на основе их полного описания, сформированного в персональной карточки сотрудника.

Администраторы трудовых ресурсов формируют типовые навыки, компетенции и профессиональный уровень сотрудников, а также необходимые затраты в соответствии с профессиональным уровнем, если они предусмотрены бюджетом или используются смешанные ставки.

Кроме того, описания сотрудников могут содержать индивидуальные расценки, ставки продажи и другую информацию, такую как история участия в проектах, личные качества, географическое расположение, специальные интересы и предпочтения или, коротко, необходимую информацию о сотрудниках, которая дает возможность проекту и менеджерам ресурсов искать и приобретать самых подходящих сотрудников для самых важных инициатив.

Учет непроектной деятельности сотрудников

IBM Rational Portfolio Manager обеспечивает возможность организациям учитывать как непроектное, так и проектное время сотрудников. Это позволяет руководителям не только вычислять и учитывать непроектную стоимость сотрудников, но и понимать влияние на использование сотрудников в проектах. Есть два способа выполнить эту задачу:

• создание и управление «административными» проектами, сконфигурироваными по стандартам организации, в которые исполнители смогут вводить времы в учет рабочего времени;
• учет персональных задач каждого сотрудника в учете его рабочего времени;

Каждый вариант имеет свои преимущества. При конфигурировании корпоративных административных проектов время для непроектной работы вводится на основании стандарта организации. Проект администрирования обрабатывается подобно любому другому, и информация отражается в сообщениях и центрах OLAP для анализа использования сотрудников.

Второй вариант, создание персональных задач для каждого сотрудника, не требует вмешательства менеджера на уровне проекта, так как для этих проектов не существует СДР. Сотрудники и исполнители проекта управляют ими непосредственно в процесса учета рабочего времени. Весь ввод времени в персональный или административный проекты выполняется, по единому стандарту и публикуется для всех OLAP центров так же, как отчеты об учете рабочего времени

Обеспечение эффективного использования сотрудников

IBM Rational Portfolio Manager позволяет ежедневно отслеживать деятельность сотрудников и выполнение ими планов. Это дает возможность менеджерам ресурсов эффективно управлять сотрудниками в режиме реального времени. Решение обеспечивает менеджера ресурсов доступом к большому набору графиков для помощи в этих процессах.

Понимая спрос и предложение сотрудников, организация способна более эффективно использовать их. Решение позволяет руководителям принять меры для наилучшего использования текущих трудовых ресурсов, определить дефицит и избыточность сотрудников.

Эффективность распределения сотрудников – достижение уровня организации, при котором руководство извлекает максимум полезности использования имеющихся сотрудников и технологий, и уже невозможно увеличить чью-либо долю в полученном результате, не сократив другую. В такой ситуации руководство находится на грани полезности/возможности.

Степень эффективности распределения сотрудников, определяется не желаниями и намерениями трудовых ресурсов и их владельцев, а запросами руководителей. Наиболее эффективным способом распределения сотрудников будет тот, который в наибольшей степени соответствует реализации стратегии организации.

Механизм планирования анализирует наличие узких мест, недочетов, избыточности сотрудников и ограничений по срокам.

Спрос и предложение сотрудников по годам

Поддержка эффективности ресурсов осуществляется за счет:

• поиска оптимального варианта выравнивания исполнителей в мультипроектной среде;
• отслеживания сотрудников по данным о проектной и операционной деятельности организации;
• распределения и взаимодействия планов проектов и работ в рамках центрального хранилища;
• планирования работ исполнителей в соответствии с компетенцией, навыками и загрузкой.